Negli ultimi anni, diverse imprese di ogni dimensione, attive in tutti i settori, stanno fornendo sempre più strumenti digitali al proprio personale. Oggi, oltre la metà dei dipendenti delle aziende di medie dimensioni ha a disposizione un computer con accesso a internet. Gli strumenti digitali apportano molti vantaggi significativi per le imprese.
La digitalizzazione riduce i costi delle transazioni, fornendo un accesso migliore e più rapido alla circolazione di informazioni e alla comunicazione tra lo staff, i fornitori e le altre reti di contatti. La digitalizzazione, tra i vari obiettivi che può perseguire, è anche in grado di aiutare le piccole e medie imprese (PMI) ad integrarsi nei mercati globali, attraverso la riduzione dei costi associati ai trasporti e alle operazioni sui confini nazionali, oltre a migliorare significativamente la portata dei servizi commerciali. Facilita l'accesso alle risorse – comprese quelle finanziarie –, ai canali di formazione e reclutamento e ai servizi governativi, che sono quasi sempre disponibili on-line. La digitalizzazione aziendale supporta anche l’innovazione e un maggiore accesso ai nuovi asset, e aumenta esponenzialmente il potenziale delle imprese di generare dati e analizzare le proprie operazioni attraverso metodi nuovi e all’avanguardia, per migliorare le prestazioni.
Eppure, nonostante i vantaggi e le opportunità che derivano dal processo di digitalizzazione, e la significativa diffusione e incremento nel numero delle aziende digitalizzate negli ultimi anni, molte PMI faticano ancora a realizzare la digitalizzazione dei loro processi. Infatti, nelle PMI più piccole, con 10-40 dipendenti, il gap della digitalizzazione che c’è rispetto alle imprese più grandi, è cresciuto considerevolmente nell'ultimo decennio. Infatti, in molti paesi, come ad esempio la Grecia, l’Ungheria, la Polonia, il Portogallo e la Turchia, dove la quota media di dipendenti con computer connessi nelle piccole imprese rimane pari o inferiore al 40%, il progresso è in stallo, mentre nelle grandi imprese di paesi come la Danimarca, la Finlandia, e la Svezia, il tasso di digitalizzazione aziendale si attesta a circa l’80%, se non di più.
La digitalizzazione è un importante motore della crescita della produttività e, a sua volta, dell’incremento del salario, pertanto questi divari non hanno fatto altro che contribuire ad aumentare le disuguaglianze tra persone, luoghi e imprese.
Per poter comprendere appieno i vantaggi forniti da un processo di digitalizzazione aziendale, è importante capire che cosa significhi tale parola, e tutto ciò che costituisce il suddetto processo. Molti pensano che la digitalizzazione sia solo quella dei documenti, quando in realtà si tratta di qualcosa che va al di là della semplice registrazione dei dati. Certo, digitalizzare tutte le scartoffie e il carteggio che circola dentro e fuori dall’azienda è certamente importante, aiuta a rendere la circolazione delle informazioni molto più fluida, rende la conservazione dei documenti, soprattutto quelli importanti, e dei registri molto più efficiente, rispetto ai supporti fisici e analogici che spesso vanno perduti negli archivi delle imprese. Infine, esiste anche un importante vantaggio per l’ambiente, ovvero la riduzione dei consumi di carta, dal momento che tutti i dipendenti possono disporre dei documenti direttamente dai loro pc e dispositivi mobili. Quindi sì, la digitalizzazione dei documenti è un aspetto, e anche molto importante, ma non è l’unico. Nei processi di digitalizzazione rientrano anche:
La sfida più grande, per molte PMI, è il primo passo verso una digitalizzazione sia completa che parziale. Una volta che la transizione iniziale alle tecnologie digitali è cominciata, ci sono forti complementarietà nelle tecnologie che possono condurre ad una adozione completa. Per fare questo passaggio, le PMI tendono a fare leva su vari sistemi, e diverse forme di supporto e consulenza. Questo è in parte dovuto alla volontà di compensare le deboli capacità interne, e nella restante è imputabile a motivi economici. Le piattaforme digitali, come ad esempio i social network e l’e-commerce, forniscono un supporto significativo per ottimizzare determinate operazioni a costi molto contenuti, attraverso processi come l’analisi dei dati e la business intelligence. Allo stesso modo, per la gestione della sicurezza digitale e il contenimento dei rischi ad essa connessi, le PMI capitalizzano su consulenti esterni o sugli stessi sistemi di sicurezza dei prodotti e servizi digitali che utilizzano. Alcune PMI trovano soluzioni anche impiegando l’intelligenza artificiale, per poter apprendere informazioni sui mercati, e sono sempre in cerca di nuove AI con servizi di cloud computing più efficienti. Altre efficaci soluzioni sono costituite dall'implementazione di utili app mobile e gestionali.
