Excel è un programma utilissimo per tutte le aziende informatiche ma anche per uffici di ogni genere. Può semplificare il lavoro e fare da raccolta per informazioni importanti. Inizialmente può essere davvero un ottimo strumento, soprattutto per gestire le relazioni con eventuali clienti o per strutturare il lavoro del reparto di risorse umane. Va bene però per aziende piccole in cui il carico di lavoro non è eccessivo, per le aziende grandi è necessario mettere in atto una trasformazione. Questo perché, se all’inizio ci sarà un risparmio economico utilizzando Excel, con il tempo diventerà una perdita di tempo e di denaro. Le aziende più grandi hanno bisogno di un processo veloce e immediato e ciò è possibile farlo con un software dedicato che permetterà di automatizzare i processi, ridurre gli errori e gestire meglio l’organizzazione interna.
Ciò che rende obsoleto Excel per le aziende è il fatto che attraverso questo programma non è possibile controllare tutto, alcune informazioni potrebbero essere perse, questo perché il foglio elettronico non è pensato per essere usato come database. I dati devono essere aggiornati a mano da una singola persona e questo può essere un problema nel lungo periodo, è una perdita di tempo e anche un rischio perché è più facile effettuare errori. Inoltre, se quella persona un giorno manca in ufficio gli altri non potranno accedere a certe informazioni e il lavoro verrà rallentato.
Per sostituire Excel bisognerebbe scegliere un software gestionale che funzioni da database centrale. Quest'ultimo traccerà i vari scambi di dati tra azienda e clienti e sarà possibile organizzare le informazioni di ogni cliente. Il CRM è uno strumento molto valido per le vendite perché permette di gestire i lead in modo più preciso. Un software dedicato potrà svolgere diverse funzioni in base a ciò di cui abbiamo bisogno: integrare processi aziendali come gli acquisti, la contabilità, l’inventario, la produzione. Questo per dire che gni tipo di azienda può averne bisogno, non importa se si occupi di marketing o di produzione, sarà comunque uno strumento molto utile all'azienda. ù
Microsoft Excel è un programma molto utile e versatile, che in certi campi può davvero fare la differenza. Il problema è che spesso lo si paragona ad un CRM senza pensare che sono due cose ben distinte e non svolgono gli stessi compiti. Excel non è sufficiente nella gestione dell’azienda proprio perché non può competere con un software dedicato e dovremo continuare ad inserire dati manualmente ed è difficile se il carico di lavoro aumenta. Inoltre, Excel non può essere condiviso in tempo reale, solo nella sua versione online ma è parecchio macchinoso. Avere un software che permetta ai dipendi di accedere contemporaneamente evita i tempi morti e le attese e non si andranno a creare tanti fogli diversi per un singolo lavoro. Excel non può dare indicazioni sulle opportunità di vendita, non monitora le varie relazioni con i clienti, proprio per questo non è sufficiente nella gestione di un'azienda. Anche le aziende piccole ormai si affidano a sofware gestionali perchè anche se l'investimento iniziale è alto, diventa un guadagno nel lungo termine. Sono dettagli che ogni impresa deve considerare se vuole dare il massimo.
Excel, oltre essere un programma utile per i fogli di calcolo, può essere usato come un misuratore della complessità. Viene usato come strumento per capire se è necessario adottare un software personalizzato: se nel proprio processo lavorativo si gestiscono Excel molto complessi allora probabilmente è necessario adottare un software per facilitare il lavoro.
Per sostituire Excel c’è bisogno di un software personalizzato che verrà pensato in base agli obiettivi aziendali. Un gestionale permetterà di semplificare i processi e di tenere sempre le informazioni aggiornate in tempo reale. Tutto sarà automatizzato e il risparmio di denaro, energie e tempo sarà notevole. Inoltre un sistema del genere è più sicuro nella protezione dei dati e sarà possibile estrapolare informazioni per effettuare analisi statistiche. C’è chi pensa che affidarsi ad un programma così sia troppo difficile per i dipendenti ma in realtà non è affatto vero perché è molto semplice da utilizzare. Insomma i vantaggi sono notevoli da ogni punto di vista.
Come abbiamo visto, sostituire un foglio elettronico con un software dedicato permette di risparmiare risorse, questo grazie all’automatizzazione dei processi. Chi ha grandi carichi di lavoro e informazioni da gestire non può permettersi di fare errori, meglio investire in un software gestionale per rendere l’organizzazione aziendale sempre migliore e a passo coi tempi. Dobbiamo solo capire di che tipo di software abbiamo bisogno!
