La gestione di un magazzino può rivelarsi un'attività molto più complicata di quanto si possa immaginare, soprattutto se si parla di una realtà che ha al suo interno numerose giacenze e deve far fronte a carichi e scarichi di merce continui. Un errore in questo ambito può rivelarsi assai pericoloso poiché quando si parla di merce ovviamente si tratta un argomento strettamente correlato al denaro: non avere un controllo preciso su ciò che è in deposito può essere la causa di un danno economico importante. Proprio per questo motivo le aziende sempre più spesso ricorrono all'utilizzo di software gestionali di magazzino, per automatizzare tutti i processi. Come scegliere quello più idoneo? Ecco qualche suggerimento utile.
Il magazzino è da sempre uno degli elementi più critici per un'azienda di produzione. All'interno di quello che talvolta diventa un vero e proprio buco nero, infatti, si corre il rischio di perdere materie prime e prodotti finiti, senza avere un'idea precisa di quanto effettivamente sia disponibile e di cosa eventualmente si debba acquistare, mettendosi spesso in situazioni critiche con la propria clientela. Per tenere conto di quanto è contenuto in magazzino, quindi, da sempre si procede a cadenza periodica ad effettuare un inventario, ma pure questo sistema non si rivela infallibile perché è spesso soggetto all'errore umano. Proprio per tutte queste ragioni le aziende di una certa dimensione, ma sempre più spesso anche le PMI, decidono di utilizzare alcuni software gestionali che consentono di automatizzare moltissimi processi al fine di avere un maggiore controllo non solo sul magazzino ma anche e soprattutto sul carico e scarico delle merci e sulle quantità di rimanenze in tempo reale.
Vista l'importanza di un controllo efficace delle dinamiche del magazzino, è naturale che il software gestionale che serve per automatizzare i processi debba non solo essere di buona qualità ma soprattutto rispettare determinate caratteristiche. In commercio, infatti, oggi si possono trovare moltissime ERP, ossia Enterprise Resource Planning, ma non tutti hanno le stesse particolarità e funzionalità, inoltre non è detto che sia necessario che il prodotto scelto svolga tutte le funzioni di magazzino a 360 gradi. Prima di acquistare un software gestionale, quindi, bisogna analizzare con attenzione quali sono le proprie necessità e poi trovare il prodotto che si concentri proprio su quelle. In generale, però, ci sono alcuni aspetti che non possono mancare e sono:
Se queste appena descritte sono le principali funzionalità che un software gestionale di magazzino deve necessariamente avere, ce ne sono altre che possono rivelarsi utili per una più semplice e corretta organizzazione del magazzino e di tutte le sue peculiarità. Prima di scegliere il prodotto da utilizzare, infatti, si deve sempre tenere conto che un software deve aiutare l'imprenditore nello svolgimento delle sue attività quotidiane, quindi deve poter automatizzare alcuni processi come il monitoraggio degli acquisti tramite l'e-commerce e la possibilità di realizzare la fattura elettronica direttamente dall'ERP, solo per fare qualche esempio. Inoltre il software deve essere in grado di consentire delle stime per quanto riguarda le rendite delle giacenze e proprio sotto questo aspetto si differenzia dai semplici programmi per l'inventario, che non sono altro che file di Excel più evoluti, che possono gestire una mole di lavoro certamente meno impegnativa rispetto a ciò che può fare un software gestionale di magazzino.
Come già sottolineato, attualmente sul mercato le aziende possono avere a disposizione numerosi software per la gestione del magazzino, in grado di far fronte ad una vasta gamma di necessità che però sono abbastanza generalizzate. I programmi gestionali, infatti, sono pensati per soddisfare un pubblico ampio, quindi non entrano nel merito di bisogni specifici che potrebbero riguardare solo un piccolo gruppo di potenziali clienti. Proprio per tale motivo, se l'azienda che ha deciso di acquistare un software gestionale per il magazzino necessita di un programma che risponda a determinate caratteristiche, la soluzione ideale è quella di richiedere la personalizzazione del prodotto oppure addirittura la realizzazione di un software personalizzato per il singolo caso. In tal senso è opportuno rivolgersi ad aziende specializzate nel settore, come lo è TreDiPi, in grado di ascoltare con attenzione quelle che sono le richieste del cliente e di realizzare un progetto che vada a colmare in modo efficace tali lacune, al fine di rendere automatizzata e più performante la gestione del magazzino e non solo.
